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Eventos: O mundo louco das feiras e congressos.

Eventos: O mundo louco das feiras e congressos.

Estresse, correria e alegria. Junto e misturado.

 

Meu caro leitor,

Vamos alinhar nossas expectativas: se você está esperando um texto que lhe dê dicas para ser um melhor profissional no ramo de eventos, nem perca o seu tempo. O meu simples objetivo é arrancar um sorriso do seu rosto através da minha rotina (bem satirizada e profundamente exagerada) nesse mundo louco. Estamos combinados?

Então vamos lá.

Eventos sociais, corporativos, esportivos, culturais ou religiosos. Independente de qual você está realizando, o benefício principal sempre será o mesmo: estreitar o relacionamento com o público, as estratégias e objetivos de marketing (diferentes para cada target).
Simplificando, o que você busca é, no final do seu dia, ter sua marca ou empresa reconhecida positivamente.

“Ah, deve ser muito divertido fazer um evento.”

Evento é um trabalho como qualquer outro, meu caro.

Se mal executado, é um grandíssimo tiro no pé. Depois que você destruiu a imagem de uma marca, leva-se anos para reverter isso (se reverter!). Tudo isso para te dizer é que diversão não é a palavra-chave, mas sim organização e liderança.

A primeira vez que cuidei sozinha do planejamento e execução de um stand em congresso foi bem difícil. Só não se tornou traumático, porque sabia que teria que cuidar de mais uns duzentos daquele se quisesse continuar no ramo. Ou seja: aprendia ou pedia para sair. Ou deixava de lado meu “eu poodle” e me tornava uma pitbull ou o mercado me engoliria.

Ao longo de 8 anos na área, perdi a conta de quantos eventos participei. Claro, foram experiências que só me fizeram crescer profissionalmente, mas não sem chorar e rir muito.

organização“Não tem como dar errado!”

Ah, tem. E como tem. Quando o seu professor de eventos na faculdade diz que a lei de Murphy ama eventos, ele não só tinha razão como estava amenizando o grau de loucura que pode levar uma pessoa. Não entendeu?  Vamos fazer o seguinte. Descreverei um cenário que vivenciei e você me diz se estou errada.

Anhembi, primeiro dia de montagem do stand. Importante: para facilitar o entendimento, colocarei abaixo as orientações do meu chefe e os meus pensamentos internos entre parênteses:

“Viu, vai até o local e veja se o “mestre de obras” já orientou os peões (perdão, mas é a linguagem usada) sobre a montagem. Confirma com eles se levantarão o piso e para o lado correto de frente para a rua correta (Ahn?). Vai lá e veja se o ponto de água foi instalado junto com a pia, onde será a copa (vai sair um cano daí? Onde? “Péra”…). Não esquece de passar na secretaria de expositores para pegar os crachás e confirmar se todas as taxas foram pagas (taxa do que, meu Deus?)”.

Após passar o ataque de pânico (interno), mas com um sorriso no rosto, você vai à luta. Chega no local e descobre que o portão da montagem é diferente do portão onde seres humanos normais entrarão quando a feira começar. Ah, e também descobre que só pode ficar uma hora no estacionamento sem ser cobrado. A cada “erro de cálculo”, uma bagatela de apenas R$35 a hora. Ou seja, descarregue o carro, corra, converse com os peões, dê instruções, confira se o tal “mestre de obras” sabe onde é o quê, seja clara, objetiva e saia correndo para tirar o carro do estacionamento. Fácil? Parece um plano fácil. Mas aqui fica a única dica desse texto: NUNCA SERÁ FÁCIL.

plano

Primeiro que, quando se é uma mulher (com cara de menininha de quinze anos), de saia, salto e pastinha na mão no meio da “peãozada” (perdão novamente), você NUNCA será respeitada. Ser simpática não é uma forma de conseguir algo em troca nesse momento. Ou você mostra os dentes e começa a gritar que quer a droga da imagem na parede sem cortar as letras com estilete ou explica para o seu chefe que o peão número 3 tinha tomado uma pinguinha e falou para você relaxar que tuuudo iria ficar “a pampa” e “de boa moça”. Viu como é fácil?

Mudando um pouco de assunto, o mundo das montagens é repleto de pegadinhas. O projeto 3D é lindo no papel, mas ao vivo você tem que saber a diferença de montagem básica da construída;  que adesivo na parede se chama plotagem, que HQI é o tal refletor que coloca para iluminar o stand; os pisos têm um milhão de tipos, e que o tal buzz parece metal como o piso de ônibus e não é algo de mensagem viral em mídias sociais; se não sabe o que é parede de TS e BAGUM, corre procurar saber; esteja com todos os documentos preparados e atualizados como licenças e certificações (vai aparecer um fiscal para comer seu dinheiro ou proibir a venda do seu produto). Pague as malditas taxas. Imponha respeito. E acima de tudo, mantenha a calma, pois as pessoas se apoiarão em você para tomar decisões.

Uma outra lição valiosa que aprendi nesse ramo é que, por mais que você queira vender, faturar e divulgar sua marca, o que os participantes de feiras e eventos querem são os malditos BRINDES!!! Não interessa se é uma simples caneta ou um mp3 personalizado, brinde não é luxo, é obrigação.  E não venha com essa sacolinha sem vergonha com milhões de folders dentro. Não rola!

Você precisa gastar energia criativa para um brinde que funcione, que seja leve e que esteja dentro da sua estratégia da marca e do evento.  Soma-se a essa preocupação extra ações para atrair pessoas ao seu stand, como atrações artísticas, comes e bebes free, etc. Um verdadeiro circo em que você gasta sua verba e tempo e sempre tem um Zé Mané que fala mal (ai que ódio que me dá).

Como você pode perceber, a responsabilidade de realizar um evento é enorme! É prazeroso ver o resultado, os feedbacks, o contato com as pessoas. Mas por trás de tudo isso há muito suor e estresse.

Para finalizar, deixo aqui uma frase de Walt Disney. Isso resume nossa vida marqueteira: “Para cada risada, deve existir uma lágrima.”

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